Osservatorio per la valutazione del sistema universitario
Programma di ricerca
Misurazione e valutazione delle biblioteche universitarie
Rapporto preliminare del gruppo di ricerca

Nota di lettura
Il rapporto costituisce il risultato preliminare di una ricerca finalizzata alla realizzazione di una metodologia di rilevazione e di interpretazione dei dati significativi relativi alle biblioteche delle università italiane.   Il principale obiettivo del progetto è favorire l'introduzione delle tecniche di valutazione della qualità dei servizi bibliotecari in ambito accademico, sia per stimolare i singoli atenei a sviluppare specifiche capacità di autovalutazione, sia per consentire una valutazione esterna comparativa sul piano nazionale, nonché confronti a livello internazionale.
In considerazione della scarsa diffusione di un costante monitoraggio delle attività svolte dalle biblioteche universitarie - e della più generale limitata disponibilità di statistiche - nel 1998 è stata realizzata una rilevazione tramite un apposito questionario inviato a tutti gli atenei, predisposto secondo definizioni e standard adottati internazionalmente.  Il rapporto propone pertanto analisi e considerazioni svolte sulla base delle elaborazioni rese possibili dall'insieme di dati ottenuti dalle 50 università che hanno risposto entro gennaio 1999.    Si tratta della più ampia raccolta di dati finora realizzata sulle strutture bibliotecarie delle università italiane, che rappresenta, in termini di utenza istituzionale, circa il 70% dei servizi erogati a studenti, docenti e ricercatori.
Nella stesura del rapporto non si è voluto proporre valutazioni comparative dettagliate tra le singole sedi, preferendo fornire i valori dei principali indicatori ricavabili dai dati resi disponibili dal più ampio numero di atenei.   Si è infatti preferito, in questa fase del lavoro, presentare un quadro sintetico sulla situazione delle biblioteche universitarie, da mantenere quale riferimento per lo sviluppo di una metodologia valutativa utilizzabile nella realtà italiana e quale stimolo alle attività di autovalutazione nelle singole sedi.   Ciò anche in considerazione delle oggettive difficoltà incontrate nella raccolta dei dati, della loro disomogenea disponibilità e delle problematiche connesse all'uso di definizioni non sempre applicabili in contesti di scarsa propensione alle rilevazioni statistiche.
Le analisi compiute forniscono un importante quadro di sintesi, utile ad una prima valutazione complessiva delle biblioteche delle università che, per le caratteristiche evidenziate, risultano poco riconducibili ad un articolato sistema di servizi ispirati a modelli consolidati ed omogenei.   Si è potuto così evidenziare come le risorse impiegate dalle università per le proprie biblioteche siano assai elevate, come testimoniato dalle proiezioni realizzate sul cospicuo campione, che portano a stimare, per il 1997, 521 miliardi di spesa complessiva (dato ritenuto ampiamente al di sotto di quello  reale, stanti le difficoltà di una rilevazione esaustiva dei dati contabili) e quasi 6.000 anni-uomo di risorse umane dedicate. Tali risorse, in rapporto all'utenza istituzionale, reggono sostanzialmente il confronto con quelle impiegate in nazioni storicamente all'avanguardia nei servizi bibliotecari, confronto che non ha individuato differenze particolarmente penalizzanti in tale ambito.   Ad input consistenti corrispondono flussi di acquisizioni librarie considerevoli (stimati 1,8 milioni di volumi e 267.000 abbonamenti correnti), che testimoniano l'assoluta rilevanza e la centralità del patrimonio documentario delle biblioteche universitarie (circa 46 milioni di volumi) nel quadro del sistema bibliotecario nazionale.
Alle risorse impiegate sembra non corrispondere tuttavia un adeguato livello di servizi, sia quantitativamente sia qualitativamente. I dati sui servizi erogati sono scarsi e generalmente rilevati con stime approssimative, ma sono nel loro complesso indicativi di un basso volume di servizi di base (a partire dall'accessibilità e dal prestito), di un'esigua e non diffusa presenza di servizi ormai  essenziali ed indispensabili come il prestito interbibliotecario.
Emerge inoltre con forza il problema strutturale, costituito dalla frammentazione, dispersione e disomogeneità delle strutture bibliotecarie (sono stati stimati a livello nazionale 2.227 punti di servizio), con una prevalenza di dimensionamenti sub-ottimali per quanto riguarda spazi, posti di lettura, accessibilità al materiale, personale, ecc.. Un primo esame dei dati relativi alle singole biblioteche evidenzia la scarsa presenza di strutture accorpate o centralizzate ed un generale diffuso inserimento di servizi bibliotecari in quasi tutte le realtà dipartimentali, con conseguente scarsa accessibilità al materiale e ai servizi: orari inadeguati, lay-out spaziali e organizzativi non rispondenti agli standard minimi, uso dello scaffale aperto molto limitato o a volte quasi inesistente. L'uso delle risorse professionali risulta in tale modo del tutto irrazionale, impedendo qualificazione, specializzazione e qualità dei servizi.
Dall'analisi compiuta a livello nazionale emergono tuttavia alcune situazioni con caratteristiche positive - pur se in un limitatissimo numero di casi - che presentano anche impostazioni organizzative apprezzabili.

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    Allegato B - File in formato rtf: Brdr199 - 75 kb


Premessa del programma di ricerca

Nonostante l'evidente centralità delle biblioteche per il sistema università, queste non hanno finora ricevuto in Italia la necessaria attenzione, né sono state oggetto di una politica di sviluppo coordinata a livello nazionale. Ne è testimonianza l'assenza di un adeguato strumento censuario delle strutture esistenti, corredato di dati essenziali per la comprensione del loro dimensionamento e, soprattutto, del loro livello di erogazione di servizi agli utenti.
Le biblioteche delle università non sono state finora mai sottoposte a monitoraggi o valutazioni sul piano del loro funzionamento, del raggiungimento degli obiettivi istituzionali, della qualità dei servizi offerti e della loro capacità di adeguarsi alle innovazioni nel campo della tecnologia dell'informazione e della comunicazione: le rare occasioni d'indagine si limitano per lo più ad episodici questionari, non corredati delle necessarie definizioni armonizzate agli standard internazionali.
Anche se è evidente che i servizi bibliotecari e documentali rappresentano un tassello fondamentale per evidenziare il livello qualitativo complessivo di un ateneo, essi rimangono marginali nel lavoro di analisi avviato dai Nuclei di Valutazione nelle singole sedi, anche in conseguenza di una difficoltà di raccolta delle informazioni necessarie legata alla scarsa attitudine a misurarne annualmente le attività.

Obiettivi della ricerca

Obiettivo della ricerca è la realizzazione di una metodologia di rilevazione e di interpretazione dei dati significativi relativi alle biblioteche universitarie, che da un lato stimoli i singoli atenei ad una costante attività di controllo dei servizi erogati, ed allo sviluppo di specifiche capacità di autovalutazione, da diffondersi tra gli operatori professionali - bibliotecari e non - coinvolti nei processi, dall'altro consenta una valutazione esterna comparativa dei servizi bibliotecari negli atenei italiani.
Si tratta di creare una griglia di dati ed informazioni da rilevare a scadenze prefissate, per avviare un monitoraggio dei sistemi bibliotecari che identifichi anche il contesto organizzativo e di funzionamento. Sarà quindi necessario prevedere un set di dati su strutture esistenti, patrimonio librario, risorse impiegate, acquisizioni, ecc., nonché la quantificazione degli output che costituiscono i servizi erogati. In considerazione della disomogeneità delle situazioni oggetto d'indagine, e dell'assenza di altre fonti informative sulle caratteristiche di base delle biblioteche universitarie, l'ampiezza della rilevazione deve comunque essere tale da consentire una rappresentazione coerente delle realtà censite.
Si imposterà in tal modo una banca dati che consentirà l'avvio di un costante monitoraggio, presupposto indispensabile per una valutazione dei servizi bibliotecari di supporto alle attività didattiche e di ricerca nei singoli atenei. A tal fine si intende elaborare una metodologia valutativa basata su opportuni indicatori che, utilizzando i dati acquisiti, permetta:
- analisi valutative dei singoli sistemi bibliotecari;
- analisi comparative tra i sistemi bibliotecari italiani;
- analisi comparative della realtà italiana con quella di altri paesi.
Il set di indicatori da sviluppare dovrà essere classificato per finalità di valutazione, per livello di rilevanza in rapporto a macro- o micro-analisi, chiarendone gli ambiti ed i contesti di utilizzo con le necessarie definizioni, sia per la qualità dei dati sia per il loro impiego in rapporti e formule. Un'impostazione generale flessibile permetterà inoltre estensioni e approfondimenti valutativi nelle singole sedi, senza contraddizioni e collisioni con i metodi analitico-comparativi del contesto nazionale.

Metodologia

La situazione delle biblioteche degli atenei italiani è tale da suggerire un approccio pragmatico. Alle ben note disomogeneità organizzative, strutturali e dimensionali delle sedi universitarie, si assomma la mancanza di un modello diffuso per quanto attiene lo specifico delle biblioteche, non sempre incastonate in un vero e proprio sistema di ateneo; schematizzando, i principali problemi sono i seguenti:
- eccessiva parcellizzazione delle strutture di servizio bibliotecario;
- differenziazioni tipologiche che non corrispondono a dimensioni e finalit? di servizio;
- disomogeneità nell'erogazione di servizi, anche a livello di singolo ateneo;
- incertezza nella distinzione tra biblioteche e dotazioni librarie;
- bilanci non sempre riclassificabili per tipologia di spesa e per centri di costo.
Se a ciò si aggiunge la già menzionata scarsità di dati disponibili e la conseguente limitata conoscenza della situazione, è evidente che il progetto sarebbe metodologicamente errato se non includesse due punti fondamentali.
Il primo consiste nella necessità di raccolta dei dati che identifichino con chiarezza le caratteristiche delle strutture i cui servizi si intende valutare, altrimenti indisponibili. L'obiettivo è di potere disporre di una fotografia dettagliata su cui operare una riclassificazione dell'esistente per superare le difficoltà testè accennate. Non sarebbe infatti praticabile l'applicazione di indicatori a realtà spesso diametralmente opposte come impostazione di servizio; non è corretto, ad esempio, valutare nello stesso modo il volume di prestito in biblioteche a scaffale aperto o a deposito, o con orari di apertura troppo differenti. Sono pertanto irrinunciabili alcuni dati di partenza, relativi a:
- contesto operativo e di funzionamento;
- caratteristiche delle strutture, loro dimensionamento, funzionalità, organizzazione;
- risorse impiegate (umane, strutturali e finanziarie) nel loro dettaglio;
- output di servizio prodotti, dalla crescita del patrimonio alle consultazioni on-line.
Tali informazioni dovrebbero alimentare una base dati che rappresenti l'anagrafe unificata delle biblioteche universitarie, da mantenersi aggiornata nel tempo, e su cui fare confluire dati su risorse impiegate e indicatori di attività.
In secondo luogo, acquista particolare rilevanza l'indispensabile test cui sottoporre l'insieme degli indicatori proposti. Infatti, oltre ad una prima verifica del modello sul campo, si tratta di appurare l'effettiva acquisibilità dei dati necessari, la loro qualità e coerenza: si è consapevoli fin d'ora di dover affrontare una forte disomogeneità nei set di informazioni ottenibili, almeno nei primi periodi di applicazione dello strumento valutativo che s'intende sviluppare. Occorre pertanto prevedere una impegnativa fase di controllo di fattibilità, individuando un campione di università su cui operare un test approfondito, per far emergere difficoltà strade alternative nella costruzione dei dati, modalità di controllo e validazione degli stessi; forse anche per ridurre o ampliare gli indicatori scelti in prima battuta, al fine di una correzione del modello che lo renda più immediatamente praticabile, senza per questo comprometterne un'impostazione teoricamente corretta. Tale fase richiede di intervenire, non solo su base volontaristica o nelle situazioni più avanzate (per qualità di servizio o capacità di autoanalisi), impegnando alcuni rilevatori in interviste ed approfondimenti per chiarire difficoltà e criticità.
Successivamente si procederà alla definizione finale, con un rapporto ufficiale che comprenderà dati e indicatori prescelti, loro classificazione e livello di autorità, finalità complessive e specifiche del lavoro svolto, possibili estensioni e sviluppi.
L'intero percorso di realizzazione del progetto deve essere accompagnato dalla predisposizione di strumenti di corredo, come ad esempio:
- glossario dei termini usati;
- definizioni di oggetti misurabili e di elementi informativi necessari;
- standard di riferimento;
- procedure di rilevazione;
- indicatori proposti (e scartati) con loro finalità e livello di utilità;
- bibliografia essenziale.
Si costruirà in tal modo un manuale di guida per quanti verranno coinvolti - a vario titolo e con diverse funzioni - nelle varie fasi operative, dalla raccolta dei dati alla valutazione. Il manuale potrà essere utilizzato inoltre come base per interventi di formazione, importanti per la diffusione e la buona applicazione del modello.

Composizione del gruppo di ricerca

Il gruppo di lavoro è composto dai sottoindicati esperti:

Il referente della Segreteria tecnica dell'Osservatorio è la dott.ssa Anna Galluzzi (tel. 0659913122 - anna.galluzzi@murst.it).

Rilevazione sulle biblioteche delle università italiane
settembre 1998

Per una prima rilevazione di dati sulla situazione attuale delle biblioteche universitarie è stato predisposto il questionario sottoindicato che è così articolato: il file istruzioni contiene le avvertenze per la compilazione; il questionario atenei si riferisce ai dati di sintesi di tutte le biblioteche di ciascun ateneo; il questionario biblioteche riguarda informazioni e dati sulle singole biblioteche; l'allegato costituisce una integrazione del secondo questionario.
 

Istruzioni - File in formato rtf:            Lettera3j.rtf - 8 KB
Questionario - File in formato rtf:     Questionario atenei. rtf  - 112 KB
Questionario - File in formato rtf:     Questionario biblioteche. rtf  - 164 KB
Allegato - File in formato rtf:             Allegato 1.rtf - 23 KB

Le risposte possono essere inoltrate nei seguenti modi:
* per posta elettronica, utilizzando il modulo scaricabile da questa stessa pagina, al seguente indirizzo: anna.galluzzi@murst.it;
* per fax al numero 06/59912223
* per posta al seguente indirizzo:
Osservatorio per la valutazione del sistema universitario
Ministero dell'Università e della Ricerca Scientifica e Tecnologica
Piazzale Kennedy, 20
00144 Roma


FAQ - Frequently Asked Questions

Data per la riconsegna del questionario compilato: trattandosi della questione più controversa, vorremmo suggerire di farsi guidare dal buon senso, cercando, per quanto possibile, di salvaguardare da un lato precisione e completezza dei dati e dall'altro sollecitudine nella risposta, pur garantendo da parte nostra una certa elasticità nei tempi di riconsegna.
Gli uffici centrali di Ateneo: coordinamento generale, automazione etc. devono comunque avere, se possibile, una scheda di censimento autonoma, per i dati che li concernono, oltre a confluire in quella generale.

* 1.4 Specializzazioni disciplinari: la percentuale va calcolata rispetto al totale delle specializzazioni disciplinari effettive del patrimonio della biblioteca.
* A.1 Unità amministrative e punti di servizio: si è posto  il problema di quelle biblioteche di istituto (o altro) che da statuto dovrebbero far capo ad altre unità, ma di fatto operano ancora in autonomia oppure di quelle biblioteche per le quali non è possibile disaggregare i dati. Si consiglia di fotografare la situazione reale, compilando, dove è possibile, un questionario anche per queste strutture, almeno con i dati essenziali, o comunque fornendo un quadro aggiornato dell'esistente.
È opportuno anche evidenziare, se possibile, il mutamento nel tempo di alcune situazioni: cioè se una biblioteca era autonoma nel 1995, ma poi è rientrata in un'altra unità amministrativa, va compilato un questionario per quella struttura solo per il 1995, indicando in nota che per gli anni successivi quella struttura è diventata punto di servizio di un'altra unità amministrativa. In caso contrario, è comunque indispensabile garantire almeno il quadro della situazione attuale.
* B. Patrimonio documentario: per ciascun anno si intende il patrimonio complessivo della biblioteca relativamente alla tipologia documentaria in questione, quindi non solo le accessioni di quell'anno, ma il totale al 31 dicembre dell'anno considerato.
Per quanto riguarda manoscritti e altri materiali, sarebbe utile indicare in nota l'unità di misura utilizzata.
Nella voce "totale documenti", per un refuso, si è chiesto di sommare anche i titoli dei periodici correnti, che invece non devono essere inseriti nel calcolo.
* C. Utenza e popolazione da servire: la popolazione da servire si riferisce all'utenza istituzionale della biblioteca; gli utenti che pur non essendo istituzionali frequentano la biblioteca si recuperano attraverso altre voci, come gli iscritti al prestito e/o le visite alla biblioteca.
* D.8 Collaborazioni studentesche: se la traduzione delle collaborazioni studentesche in FTE, oppure di qualche altra voce relativa al personale, dovesse risultare particolarmente problematica, si dia almeno il dato del numero degli studenti (o addetti) e le ore e i periodi in cui hanno lavorato, specificando che non si tratta di dato FTE.
* D.10 Personale esterno: non solo i consulenti esterni, ma anche coloro i quali hanno contratti a tempo determinato (segnalarlo anche in questo caso in nota).
* Il personale che ha prestato servizio presso una biblioteca ma è stato pagato dall'amministrazione centrale va inserito comunque tra le risorse umane a disposizione della biblioteca; le spese saranno registrate solo nel questionario di sintesi dell'Ateneo.
* E. Spese: per quanto riguarda le spese di rilegatura e manutenzione dei documenti vanno inserite nella voce 6 "Altre spese".
* F. Entrate: per le biblioteche (ad es. di dipartimento) che oltre a ricevere dei finanziamenti dall'amministrazione centrale utilizzano parte delle risorse delle strutture amministrative dalle quali dipendono, se possibile, fornire in nota il dato disaggregato relativo.
* Rilevato, stimato, a campione: tali indicazioni sono previste solo per il quadro D (Uso generale); nel caso in cui altri dati sono stimati o a campione (e non rilevati) si utilizzino le stesse sigle per marcare il dato in questione.
Tutte le informazioni su eventuali variazioni rispetto al modulo e alle indicazioni previste dal questionario vanno segnalate in nota oppure in un appendice contenente i commenti con il riferimento alla relativa domanda.


BIBLIOGRAFIA  ESSENZIALE SU
MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLE BIBLIOTECHE UNIVERSITARIE

Il quadro internazionale e le prospettive europee

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La situazione delle biblioteche unversitarie italiane  in un contesto valutativo

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- Giovanni Solimine. Problemi di misurazione e valutazione dell'attività bibliotecaria: dall'analisi di sistema agli indicatori di qualità. In  Il linguaggio della biblioteca: scritti in onore di Diego Maltese. Milano: Editrice bibliografica, 1996, p. 118-151.

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- Giovanni Solimine. Quanto valgono le valutazioni?  Un primo bilancio. "Biblioteche oggi", 14 (1996), n. 3, p. 34-39.

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- Giovanni Solimine. Leggere oltre i numeri: nuovi strumenti per la valutazione del rendimento dei servizi. "Biblioteche oggi", 13 (1995), n. 5, p. 16-20.

- Giovanni Solimine. Come misurare la struttura della biblioteca: indicatori quantitativi per valutare la funzionalità delle sedi e la consistenza delle collezioni. "Biblioteche oggi", 12 (1994), n. 4, p. 42-45.

- Giuseppe Vitiello. Il costo del lavoro bibliotecario: da una ricerca condotta presso la Bncf un modello operativo per la valutazione delle prestazioni delle biblioteche. "Biblioteche oggi", 12 (1994), n. 10, p. 22-30.

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Alcuni standard ISO di riferimento

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- UNI EN 29004 Parte 2.  Elementi di gestione per la qualità e del  sistema qualità: guida per i servizi. Milano: UNI, 1993.

- UNI EN ISO 8402: 1995. Gestione per la qualità ed assicurazione della qualità. Termini e definizioni.  Milano: UNI, 1995.

- ISO 8402:1994 Quality management and quality assurance Vocabulary.

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aggiornamento: 28/5/99